L’Open Space: une évolution à l’écoute du collaborateur

décembre 10, 2021
Aménagement des espaces, Blog

Quand on pense « Open Space » c’est généralement à un grand espace ou l’on regroupe les collaborateurs pour travailler. Dans sa version la plus controversée on voit des personnes entassées et bruyantes, dans sa version plus élaborée : on imagine un travail en équipe sur un projet tout en buvant un café.
Malgré son air moderne, l’Open Space n’a pas vu le jour à notre époque! C’est à la sortie de la seconde guerre mondiale que les premiers espaces partagés voient le jour. Et «ESPACE PARTAGE» est bien plus en adéquation avec l’usage réel de ces espaces. En effet, l’industrialisation a engendré une forte croissance, ce qui a eu pour conséquence une hausse des effectifs. Pour répondre à la demande, les entreprises ont mis en place des espaces permettant d’optimiser la productivité tout en répondant à un besoin économique (économie surface de construction , optimisation des m²). Ces espaces n’ont cessé d’évoluer et ont été le sujet de réflexion de nombreux concepteurs.

Un modèle qui s'adapte aux besoins

Des services différents

Les « Espaces Partagés » ne répondent pas aux besoins de tous les services. Optimiser pour la communication et le travail d’équipe, Ces espaces deviennent inadaptés lorsque le travail nécessite un certain niveau de confidentialité, de concentration, de déplacement permanents, etc….
Au-delà de la nature du travail, regrouper des collaborateurs dans un même espace de travail peut selon la mentalité, le profil du collaborateur, ou de ses besoins créer des tensions et du stress. Certaines personnes (pour l’usage des espaces, ou des fonctions) ont besoin de calme, d’autres de contacts. Il n’est pas évident de concilier les deux dans un espace de travail partagé.

La diversité des collaborateurs

Par exemple, une personne habituée à bouger, travailler en écoutant de la musique et en jonglant entre l’écran de l’ordinateur et celui de son smartphone sera plus à son aise dans un Espace Partagé. A contrario, une personne dont la fonction ou les besoins l’amènent à travailler dans un bureau individuel, loin de toute nuisance sonore, visuelle, etc… se retrouvera vite dans l’incapacité émotionnelle de se concentrer dans un Espace Partagé.

Bureau individuel ou Espace Partagé ?

Il n’y a pas de bonne réponse. Ou de réponse unique, unilatérale.
L’espace de travail doit répondre avant tout aux besoins (de l’individu, mais aussi de l’entreprise , du service, du management des tâches ou des fonctions, etc..). Il est courant de trouver au sein d’une entreprise à la fois des espaces de travail partagés et des bureaux fermés de taille variée. De cette manière, l’espace de travail est réparti afin de correspondre aux besoins des usages et des collaborateurs de l’entreprise. Par exemple, on peut admettre facilement qu’un service comptabilité aura besoin d’un espace plus confidentiel alors qu’un service marketing (très communicant) pourra se développer dans un espace plus ouvert.
D’un autre côté, Il ne faut pas voir le bureau individuel comme un espace similaire à une prison, ou un graal inaccessible. Au-delà du bureau qui correspond au lieu (ouvert ou fermé), le poste de travail doit également répondre au besoin du collaborateur : mobilier et siège ergonomique, rangement personnel fermant à clé, bonne isolation acoustique au plafond, au sol et au cloison, un éclairage et une décoration adaptés…

L'Espace Partagé: un modèle protéiforme

L’espace partagé est loin d’être un modèle figé, rigide et monolithique, il est tout au contraire multiple, souple et protéiforme. Parmi toutes ses versions, ses déclinaisons et ses évolutions, l’Espace Partagé est capable de s’adapter à la fois à la philosophie de l’entreprise, à ses modes d’organisation et de gestion, aux demandes concertées et légitimes des salariés.

L'Open Space en "vaste plateau"

L’Open Space, ce que nous appelons définitivement Espace Partagé, en « vaste plateau » répond aussi à un besoin économique. Il se caractérise par de grands espaces en capacité d’accueillir un grand nombre de collaborateurs. Cette version de l’Open Space trouve sa limite dans la banalisation de l’espace et à l’uniformisation. Les collaborateurs peuvent se retrouver vite les uns sur les autres, avoir le sentiment d’uniformisation inintelligente, sans espaces réellement dédiés aux différents types de travail, qu’il soit individuel ou collectif.

Des Espaces Partagés à taille humaine

Les Espaces Partagés actuels à taille humaine sont pensés par les concepteurs-Designers d’Espace afin de répondre aux problèmes rencontrés par les managers, collaborateurs en Open Space dit de « vaste plateau ». Les sujets de réflexion vont tourner autour de la densité de l’espace, l’isolation des zones de circulation et de détente, le choix du mobilier, la typologie des espaces, des couleurs et l’optimisation de l’ambiance… les espaces de travail partagés vont alors être pensé pour répondre à tous les besoins (et souhaits).

En déclinaison :
Il ne s’agit plus d’un espace Partagé commun comme on se l’imagine, mais de bureaux partagés pouvant accueillir plusieurs personnes : 2, 4, 6 personnes, selon les besoins. C’est l’intermédiaire entre le bureau individuel et l’Open Space. On retrouve le calme et la confidentialité du bureau individuel ainsi qu’un cadre plus personnalisable, ou plus adapté à un service ou à des fonctions. A l’Open Space, on emprunte le partage de l’espace, la proximité entre les postes de travail et une meilleure gestion de l’acoustique.

Toujours en exemple :
Ces espaces peuvent être ouverts ou semi ouverts sur d’autres espaces : circulations, services, salles de réunion, et peuvent accueillir deux à dix personnes. Il s’agit de bureaux dit de groupe ou d’équipe dans lesquels les collaborateurs se retrouvent pour travailler ensemble sur un projet. Ils sont propice à la communication tout en gardant une notion de confidentialité nécessaire au projet.

Les bureaux cabine ou « cubicle »
Il s’agit d’une occupation de l’espace disponible en « vaste plateau » dans lequel on a intégré des bureaux isolés par des cloisons. Ici le poste du salarié est entouré sur trois côtés, voire quatre, de panneaux de mi-hauteur, ou partiellement clos, qui lui offre, une fois assis, intimité visuelle, et notion de territorialité égalitaire. Cette version de l’Open Space est venu répondre aux excès des Open Space industrialisés, sans séparations, avec absence de personnalisation, souvent sous le regard permanent d’un management directif.

Une constante réflexion

Des nouvelles idées

Les bureaux non dédiés:
Cette vision de l’espace de travail répond à une conception très moderne du travail où le collaborateur est en perpétuel mouvement, sa présence physique permanente n’étant plus obligatoire. Le besoin d’un bureau dédié n’est plus nécessaire. Le collaborateur emporte son bureau avec lui dans son ordinateur et/ou son téléphone. L’espace de travail n’est alors qu’un espace où il peut se poser pour se réunir, échanger ou collaborer directement avec d’autres collègues. Le mobilier de bureau évolue avec cette tendance : on retrouve des bureaux plus petits, réglables en hauteur, ainsi que des casiers sur roulettes (personnel) permettant une adaptabilité de l’espace en fonction du besoin : heures ou jours de présence.

Le bureau ailleurs et partout :
Au stade suivant, l’employeur fractionne ses bureaux et les disperse en différents points pour offrir à ses collaborateurs des lieux de travail de proximité en fonction de leur position géographique. Des sociétés (comme Régus) répondent à ce besoin en louant des espaces de travail à la demande.

Les Espaces Partagés de demain

L’objectif étant de disposer de multiples espaces de travail qui ne reposent plus sur une dualité limitée à des postes de travail et des salles de réunion mais sont formatés en fonction de la variété des métiers exercés par les salariés, dans une structure d’entreprise.
Selon la nature de leurs activités, les employés ont en effet besoin de plus ou moins de calme pour se concentrer, de plus ou moins de confidentialité pour traiter des affaires délicates – ou au contraire de plus ou moins d’échanger, ce qui implique des configurations à volumes variables.

Ainsi se développent, en parallèle de son poste de travail attribué, des lieux multiples pour travailler différemment en fonction de ses tâches :

Les « boxes » ou « cellules monacales » :
Il s’agit d’un lieu fermé, non dédié, ouvert aux salariés désirant un espace propice à la concentration ou d’y tenir une conférence téléphonique confidentielle…

Le salon ou le « lounge » :
Il s’agit de lieu que l’on peut par exemple définir aux extrémités des vastes plateaux d’Open Space. Ces espaces permettent aux collaborateurs de travailler ou de se retrouver pour échanger de manière informelle dans un cadre plutôt décontracté qui rappelle l’ambiance de la maison : sofas, poufs, canapé, tables basses…, mais surtout éloignées des espaces de travail demandant concentration.

Les salles de réunions :
La grande salle de réunion ( de direction) avec une grande table en son centre a toujours fait partie des entreprises. Aujourd’hui, les salles de réunion se multiplient en prenant des formats différents : petite, moyenne, grande, voire auditorium… Cela permet d’optimiser l’espace et de les équiper d’outils adaptés (visio, tableaux interactifs, etc…). En effet pourquoi bloquer une salle de réunion conçue pour trente personnes alors que seulement dix doivent s’y retrouver ?

Les restaurants d’entreprise :
Certaines entreprises possèdent leur propre restaurant, ou salle de repas d’échanges conviviaux…. L’utilisation de ce dernier comme espace de rencontre ou de réunion voire informelle est de plus en plus fréquent. Ceci afin d’optimiser à nouveau les espaces de l’entreprise.

Si les premiers Open Space ont répondu à un besoin essentiellement économique, aujourd’hui, on les retrouve dans un large format d’Espaces Partagés répondant à différents besoins : travail d’équipe, optimisation de la communication, amélioration de la cohésion d’équipe, etc… Les concepteurs travaillent constamment sur des nouveaux concepts d’espace de travail répondant aux usages, aux usagers, dans un cadre d’usure maitrisé.

Thierry Augard
Designer d’espace

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