La Dispersion au travail

Chantiers ou projets en parallèle, urgences, imprévus, avalanche de mails, 
de notifications, d’appels… la dispersion au travail déboussole, fatigue et démoralise. La capacité à contrôler son attention devient un enjeu à la fois personnel et organisationnel.

Le Syndrome de la dispersion

            « Je n’ai pas arrêté de la journée et j’ai le sentiment de n’avoir rien fait. »

Qui n’a fait ce constat au terme d’une journée de travail, où se sont succédé réunions (pas vraiment productives), rendez-vous (qui ont pris plus de temps que prévu), problèmes inattendus (Internet ou connexions déficients), mails en cascade, réunions teams, zoom, skype, et d’autres interruptions impromptues («je peux te déranger deux minutes ?»). Enfin, avouons-le aussi, des moments de flânerie et de déconnexions indispensables.

Le soir venu, on est fatigué, la tête vide, avec le sentiment d’avoir papillonné sans avancer.

Le syndrome de la dispersion est un mal universellement partagé dans de nombreux secteurs de travail, particulièrement dans les activités d’encadrement. Dans les années 1970 déjà, Henri Mintzberg (Henry Mintzberg est un universitaire canadien en sciences de gestion) avait montré que les activités des cadres étaient marquées par la fragmentation en tâches brèves et diverses.Il avait même calculé que la plupart de ces activités duraient moins de neuf minutes. Quand on sait qu’il faut environ 20 minutes avant d’être à nouveau dans un état de concentration efficace et serein. Des professions libérales aux enseignants-chercheurs, du développeur informatique au chef de chantier, le phénomène s’est étendu aujourd’hui à de nombreuses professions.

Il s’est renforcé avec l’arrivée d’Internet, des smartphones et des réseaux sociaux. Smartphone que l’on consulte quasi de façon addictive : « D’après une étude menée par la société spécialisée App Annie, les Français dotés d’un appareil Android passeraient ainsi en moyenne 3h30 sur leur téléphone portable. Ce temps moyen est celui analysé pour le second trimestre de 2021!»

Le "zapping attentionnel" ou pourquoi le mode multitâche du cerveau est quasiment constant et nécessaire.

Jean-Philippe Lachaux, chercheur à l’Inserm et auteur du Cerveau attentif (éditions Odile Jacob), a d’abord rappelé que le « zapping attentionnel » est une réaction. Pour survivre, tout animal doit à la fois se concentrer sur ce qu’il fait (suivre sa piste) et se montrer attentif à son environnement. Le cerveau humain, gourmand d’informations et de stimuli, ne cesse d’osciller entre une attention focalisée sur ce qu’il est en train de faire (lire, conduire, cuisiner, manger, pianoter, …) et une vigilance aux sollicitations de l’environnement.

 Le mode « multitâche » du cerveau est ainsi quasiment constant. J.-P. Lachaux évoque le dilemme du « chercheur d’or » en train d’exploiter le petit filon où il se trouve tout en étant tenté d’aller voir un peu plus loin s’il n’y a pas mieux. Ce dilemme entre l’exploitation (poursuivre le travail en cours) et l’exploration (aller voir ailleurs) est notre lot quotidien. Il y a ainsi des « régimes d’attention ». L’un relève de l’alerte : il survient quand un message « important et urgent » fait irruption dans votre activité ordinaire, comme un mail , une annotation , un pop-up. Il est à haute intensité émotionnelle mais à durée faible. Le régime de l’immersion est celui de la « veille » : tout salarié s’informe en permanence sur l’environnement, consulte des documents professionnels, recherche des données…

Les causes de la dispersions sont multiples

Des facteurs qui poussent à la « surcharge informationnelle » :

  • L’aplatissement des structures pyramidales, qui consiste à réduire les lignes hiérarchiques, est sans doute une bonne chose sur le plan des responsabilités individuelles, mais il pousse aussi à multiplier les tâches. 
  •        L’intrusion des outils de communication : en 2002, 2 %
    recevaient plus de 50 mails par jour, le niveau est monté à 30 % aujourd’hui.

Or ces nouveaux outils de communication n’ont pas remplacé les anciens, comme
les réunions, formelles ou informelles, en présentiel, et désormais en
distanciel, les rendez-vous ; ils s’y sont surajoutés. Ceux que nous nommons le «mille-feuille» informationnel.

absence

Que faire ?

Une fois le diagnostic établi, ses effets reconnus, reste à savoir ce qu’il convient de faire.

IMPORTANT : il est vain de vouloir lutter contre la dispersion, elle est nécessaire à notre équilibre psychologique, et il faut apprendre à la gérer. Pour cela, il faut corriger le tir à chaque fois que notre attention est parasitée, un peu comme un capitaine de bateau qui cherche à maintenir le cap (ou la piste de l’animal qui est en nous), malgré les vents
et les courants qui tendent à le faire dériver.

Cela passe par l’observation et la compréhension de ses propres mécanismes cognitifs, dans un environnement aménagé.

Ce moment où l’on se détourne de son but est l’occasion de nombreuses « dérives ». Ramener son attention vers la cible visée est une opération mentale qui peut s’entraîner. (Apprendre, par exemple, à ne pas se laisser entraîner par une dérive sur Internet, une discussion en cours dans un espace ouvert, supprimer les notifications sur téléphone et ordinateur). On peut toujours mettre en place des tactiques, qu’on soit salarié ou manager, comme le fait de se ménager des phases à l’abri de toute sollicitation en coupant son mail, en fermant la porte de son bureau, si espace fermé… Parfois une simple loupiote sur le poste de travail pour signaler que l’on souhaite se concentrer sur une tâche et ne pas être dérangés.

De leur côté, certains managers s’efforcent de protéger leurs équipes de la surcharge informationnelle en décourageant l’utilisation du mail à tout propos, en filtrant les communications pour mieux les hiérarchiser et les répartir suivant le cœur d’activité de leurs subordonnés, etc.

dispertion au travail

Lorsqu’on saute d’une activité à une autre, il est utile de « savoir par où commencer » avant d’entreprendre une nouvelle tâche (avec un cahier des charges précis, qu’il s’agisse de gérer ses mails ou d’organiser sa journée de travail). Richard Drouin rappelle à ce propos que les To Do List ne sont efficaces que si on affecte à chaque tâche un délai et un horaire, ce que font peu de gens. De même qu’il faudrait prévoir de l’imprévu dans l’emploi du temps, car il y en a toujours.

C’est parce qu’on ne sait pas intégrer les débordements dans son agenda que l’on se laisse toujours déborder par rapport aux objectifs initiaux. On peut aussi décider de dire non à toutes les sollicitations. Ou alors, vous pouvez vous inspirer de la technique Pomodoro. Elle consiste à choisir une tâche précise et à travailler dessus pendant 25 minutes sans interruption. Ensuite, vous prenez une pause de 5 minutes avant de repartir. Cela peut paraître court mais travailler 25 minutes d’affilées est aujourd’hui un luxe. Cette méthode permet aussi de réhabituer son cerveau à se concentrer, à stabiliser son attention et, au final, à diminuer son anxiété.

De nombreux accords se sont développés par exemple pour un droit à la déconnexion le soir et le week-end. Béatriz Arantez, psychologue du laboratoire Steelcase (mobilier de bureau internationalement reconnu) souligne aussi le rôle de l’aménagement des espaces de travail. L’alternative entre le bureau privatif et l’open space, ou espace partagé n’est plus de mise. Ce qui nous amène à retravailler ces espaces.

La plupart des gens ont besoin de travailler par moments seul et à d’autres en groupe. Encore plus avec les réorganisations spatiales et temporelles, (crise sanitaire, télétravail, modifications des comportement face au travail, au sens qu’on lui donne, et l’implication des salariés).

D’où l’idée de créer des « écosystèmes » de travail modulables, afin de respecter à la fois l’intimité et la collaboration.  Des espaces partagés mais avec suffisamment de protection visuelle, afin de se créer son espace personnel, mais en conservant la possibilité de communication directe. Des espaces qui intègre la gestion des nuisances comme le bruit ou le volume sonore. Des espaces ou la gestion de la lumière, la température s’autogèrent. Des espaces de choix isolés individuel ou de faible capacité humaine, afin de s’isoler, téléphoner, se concentrer en « visio » avec son ou ses interlocuteurs. Des espaces enfin adaptés aux divers fonctionnements des USAGERS, pour un USAGE, et ceci dans une maîtrise des coûts d’USURE.

Ou encore aller plus loin : décider de créer des espaces disruptifs de rencontres informelles, comme en salon , à la maison, au coin du feu, dans sa cabane, en intérieur ou extérieur, etc. En restant critique : un canapé et une poire emplie de billes de polystyrène, ne feront pas systématiquement un espace de rencontre collaboratif, surtout s’il est posé dans un couloir, à côté du bureau du manager , cloisons vitrées totale, et porte ouverte !

Cette période post covidienne, est donc désormais riche. Riche en propositions, en modifications d’organisation et de management.

Désormais, on fait plus qu’explorer le télétravail, qui présente de nombreux avantages : gain de temps (lié aux transports), d’énergie, meilleures conciliation vie professionnelle-vie privée. Il est désormais acquis, qu’une journée ou deux en télétravail ne nuisent en rien à la productivité.

Si le travail continue d’évoluer dans le sens d’un éclatement des activités _ par projets, par groupes de télétravailleurs, de consultants, d’experts ou de free-lance _ les entreprises seront d’autant plus en proie à une perte de stabilité, de visibilité de sens, et donc à des situations de dispersion de la part de ses collaborateurs.

Nous gagnerions peut-être à réinterroger notre rapport à l’espace et au temps : l’impératif d’être constamment joignable, mobile et réactif ne va pas de soi. Nous pourrions remettre en valeur une conception plus classique de l’activité professionnelle comme de notre vie au quotidien.

Rien ne nous oblige à réagir à tout et tout de suite.

Thierry Augard
Designer d'espace

Thierry Augard - Designer / Responsable projets Agencement

« Réflexions fruit d’une expérience de plus de 25 ans d’aménagement d’espace de travail accompagné et parsemé d’articles picorés, au gré d’une dispersion désirée et une sérendipité récurrente. »

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